Ripartire a settembre con i giusti click

Che profilo digitale hai? Come usi e quanto abusi della connessione continua a Internet? Ti semplifica la vita o, alla fine, te la complica? Riesci a mantenere la concentrazione quando sei pressato da notifiche, messaggi e richieste varie?

Con un semplice TEST puoi capire il tuo Digital Lifestyle e ripartire a settembre con i consigli di Sergio Sangiorgi, psicologo del lavoro dell’Università di Bologna.

La soluzione non è ignorare gli strumenti che hanno cambiato il nostro modo di lavorare, né tornare alla vecchia macchina da scrivere e al telefono fisso. Perché avere più canali insieme per raccogliere e condividere informazioni, stati di progetto e conversazioni, senza limiti spaziali e temporali, può di per sé migliorare i tempi e la qualità dei nostri progetti. Il vero rischio è come usiamo questi mezzi, quali abitudini creiamo e quanto questi comportamenti risultino funzionali ai diversi contesti operativi.

Per non soccombere a una ripresa troppo frenetica e accelerata dal digitale, vi proponiamo i consigli di Sergio Sangiorgi, psicologo del lavoro e delle organizzazioni, esperto in analisi di reti sociali, dottore di ricerca all’Alma Mater Studiorum di Bologna e co-fondatore e direttore di Unveil Consulting, lo spin-off dell’università che fornisce alle imprese consulenza HR e digitale.

L’Università di Bologna partecipa, con il team del prof. Elvis Mazzoni, a una proposta di progetto di ricerca europea sugli effetti delle tecnologie digitali su bambini, adolescenti e loro genitori, progetto che parte da un semplice test per monitorare i comportamenti più comuni nella vita on-line e off-line e proporre delle linee guida per un uso più consapevole di questi strumenti.

Come non farci travolgere dalle comunicazioni arretrate e da quelle nuove, senza poter gestire tempi e modalità?

In realtà sono proprio i tempi e le modalità che possiamo imparare a gestire a livello personale e organizzativo.

Come?

Per prima cosa dobbiamo stabilire cosa sia per noi prioritario in termini di importanza e urgenza. Quindi possiamo scegliere, di volta in volta, i canali d’informazione più utili a raggiungere i nostri scopi: lasciamo attivi quelli che servono e trascuriamo gli altri, togliendo suoneria e vibrazione. L’obiettivo è trarre beneficio dal digitale, senza minare la concentrazione, il benessere e l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Per farlo bisogna educarsi a un uso equilibrato e consapevole dello strumento. È innegabile, per esempio, che i social siano dei gran tentatori, progettati per farci stare attivi più del necessario con le conferme positive ai nostri post, foto e commenti, gratificandoci e facendoci sentire più accettati.

A quale prezzo?

A volte troppo alto, i social ci rubano il tempo, raccolgono informazioni su di noi a scopi commerciali e tendono a farci sostituire rapporti reali con relazioni mediate dallo schermo e dalla tastiera. Ad ogni modo è una valutazione che ognuno deve fare con sé, ciò che conta è avere chiaro come siano cambiate le nostre abitudini e cosa possiamo fare per indirizzare noi i nostri comportamenti e non farci guidare dallo strumento e dalle sue implicazioni.

Cosa pensa della messaggistica istantanea e delle piattaforme collaborative che agevolerebbero il lavoro d’ufficio e di team, anche in remoto?

Anche in questo caso il beneficio dipende da come le usiamo. Perché il fatto che si possano fare più cose insieme, ovunque e velocemente, non vuol dire che si debbano fare sempre tutte e subito. Noi siamo esseri analogici, non digitali, per cui alla fine stiamo meglio e rendiamo di più se scandiamo i tempi per ogni cosa. C’è un tempo per pensare, un tempo per produrre, uno per riposare e uno per socializzare.

Consigli pratici per la vita d’ufficio?

Propongo quattro passi facili per creare abitudini più funzionali:

1. Valutare se dotarsi di un doppio telefono, o doppia sim, uno aziendale e uno personale, da silenziare a seconda del momento della giornata. Se c’è un’urgenza capi e familiari ci possono telefonare.
2. Allenarsi a disattivare le notifiche acustiche e visive dei canali che non sono necessari durante lo svolgimento di un determinato compito.
3. Destinare solo due momenti della giornata alla lettura delle e-mail e alla loro evasione. Ripeto, per urgenze vere, capi e collaboratori possono chiamarci.
4. Prestare attenzione ai nostri interlocutori, senza guardare di continuo il telefono o il tablet e, se c’è un’urgenza, dichiararla e scusarsi.

Come si fa a introdurre questa “igiene” digitale, quando il lavoro sembra una continua corsa contro il tempo?

È una falsa credenza pensare di essere più produttivi se ci si interrompe di continuo e si risponde subito alle richieste e si è sempre disponibili con tutti. Alla lunga le interruzioni incidono sulla qualità e sulla precisione dei risultati, sull’umore e il benessere, perché distrarsi durante l’esecuzione di un compito stanca la mente e fa ritardare la conclusione del lavoro. In aggiunta, è meglio non incoraggiare cattive abitudini a livello organizzativo. Conosce la Monday Morning Digital Syndrom? È l’ansia delle mail da smaltire il lunedì mattina e quindi la tendenza a portarsi avanti la domenica sera, attivando una serie di e-mail di risposta anche ai nostri collaboratori. Oltre a rimettere in moto lo stress anzitempo, si dà il cattivo esempio sia tra pari sia come capi e, in questo caso, si mettono i collaboratori nell’imbarazzo se rispondere o meno di domenica. Una buona abitudine per i manager che decidono comunque di portarsi avanti di sabato e di domenica è quella di programmare l’invio delle e-mail il lunedì mattina per non mettere il team in modalità attiva se non è necessario, oltre che non da contratto. La straordinarietà che il digitale aiuta a gestire non deve diventare la norma. 

Servirebbero delle policy aziendali per la gestione della comunicazione digitale interna?

Sì, certo, è un tema caldo. Sempre più le aziende si rivolgono a consulenti per trovare la via giusta per loro, a seconda del settore e del tipo di attività, coinvolgendo lo stesso personale in attività di gruppo per arrivare a soluzioni condivise e concrete. In generale, infatti, il fenomeno del digitale che confonde gli ambiti e invade i confini, sia in ufficio che fuori, sta prendendo un po’ la mano e aumentano i casi di stress lavoro correlato con un peggioramento del clima aziendale. Alla faccia del diritto alla disconnessione e al digitale inteso come “abilitatore”. Certo viviamo un delicato momento di transizione dall’analogico al digitale ed è normale la faticosa ricerca di un assestamento che sia funzionale alla vita delle persone e delle organizzazioni.